1. Mục đích

2. Khai báo các thông tin Cấp bản sao.

3. Nhấn Cất & ghi sổ​

• Lưu ý: Trường hợp thông tin Họ và tên người được cấp bản sao trùng với thông tin của một công dân đã có trên phần mềm thì khi nhấn Cất & Ghi sổ phần mềm sẽ hiển thị màn hình thông báo để lựa chọn cách ghi thông tin vào sổ hộ tịch. 

4. Để in được các giấy tờ liên quan đến thủ tục cấp bản sao giấy tờ hộ tịch cho công dân, nhấn vào In\Chọn mẫu giấy tờ cần in.

Để xử lý hồ sơ đăng ký cấp bản sao giấy tờ hộ tịch trong trường hợp công dân nộp hồ sơ trực tuyến tại địa bàn, thực hiện như sau:
1. Tại màn hình Danh sách hồ sơ, chọn Hồ sơ trực tuyến.

2. Tìm kiếm hồ sơ bằng cách chọn Loại đăng ký, Người yêu cầu hoặc Đối tượng.
3. Chọn hồ sơ cần xử lý trên danh sách kết quả.

• Chọn Từ chối trong trường hợp hồ sơ được gửi đến là hồ sơ rác hoặc đơn vị không áp dụng hình thức Nộp tờ khai trực tuyến nhưng công dân vẫn nộp tờ khai đến. Hệ thống sẽ chuyển hồ sơ này sang tab Hồ sơ đã từ chối.
• Chọn Xem để xem chi tiết hồ sơ.

4. Tại màn hình Xem tờ khai đăng ký cấp bản sao giấy tờ hộ tịch.

• Sau khi kiểm tra các thông tin trên tờ khai
  
  • Chọn Từ chối trong trường hợp hồ sơ thiếu thông tin hoặc sai sót, phần mềm sẽ chuyển hồ sơ này sang tab Hồ sơ đã từ chối.
  • Nhấn Xử lý tiếp để bổ sung hay sửa đổi các thông tin.
    
• Ngoài ra, Công chức tư pháp - hộ tịch có thể nhấn vào biểu tượng để in tờ khai hoặc biểu tượng  để tải tờ khai đăng ký cấp bản sao giấy tờ hộ tịch.

5. Tại màn hình chi tiết của hồ sơ Đăng ký cấp bản sao giấy tờ hộ tịch, kiểm tra lại các thông tin và bổ sung thêm những thông tin còn thiếu, ví dụ như Số, quyển số, Xem chi tiết tại đây, Thông tin giấy tờ hộ tịch bản chính

6. Nhấn Cất và ghi sổ, hệ thống sẽ chuyển hồ sơ này sang tab Hồ sơ đã xử lý.
7. Thực hiện thêm nghiệp vụ Cấp bản sao trích lục ngay khi vừa khai báo, xem thêm hướng dẫn Cấp bản sao trích lục tại đây .
8. Để in được các giấy tờ liên quan đến thủ tục đăng ký cấp bản sao giấy tờ hộ tịch cho công dân, chọn In/chọn mẫu giấy tờ cần in.